חשיבות לוחות זמנים בפרויקט בנייה

מהי חשיבות הלוחות זמנים בפרויקט בנייה?

מתן מסגרת זמן ריאליסטית לפרויקט

לוח הזמנים מאפשר לתכנן את כל הצדדים של הפרויקט, באופן שנותן מסגרת זמן לעבודה, לתשלומים ולנקודות ציון לבדיקות השונות. בתכנון לוח זמנים ריאליסטי נלקחים בחשבון את כל המשתנים והעיכובים שעלולים להיווצר בנוסף למשך זמן העבודה, ועל־פי כך אתה, קבלני המשנה והלקוחות יכולים להסתמך בכל הקשור לתכנון הזמן שלהם.

שליטה על תקציב הפרויקט

אחד המטרות של לוח הזמנים, מלבד לתכנון העבודה, היא לתת ציוני זמן לתשלום ולפי כך. ככל שהפן הזה יותר מפורט ומדוייק גם יותר קל ללקוח לקבל אישורים להלוואות מהבנקים השונים וגם תכנון העבודה ואנשי המקצוע יכולים לקרות ביותר רוגע לכל הצדדים.

כיצד לבנות לוח זמנים מדוייק לפרויקט בנייה?

תכנון ובקרת הפרויקט

לפני התחלת הפרויקט יש לעבוד בצורה יסודית על כל התוכניות והפרטים, על כל האישורים החוזים והסעיפים שישפיעו על דברים כאלה ואחרים בדרך, ולהכיר את הפרויקט על כל פניו בכדי להבטיח שדברים לא נשכחים וצצים לך כהוצאות לא מתוכננות ועיכובי זמנים.

תכנון שלבי הפרויקט

תכנון נכון של לוח הזמנים מתחיל ידיעת כל השלבים והפעולות שאמורות להעשות בדרך במהלך הביצוע, התחשבות לזמן הביצוע שלהם ביחס לפרויקט וביחס לזמני העבודה ואנשי המקצוע. יש לקחת בחשבון שחלק מהשלבים גוררים זמני המתנה, ועיכוב של שלבים אחרים. וכמו כן, ברוב המקרים, חלק מהשלבים חייבים לקרות בהכרח לפני שלבים אחרים ולכן המשחק בניהם יהווה בעיה במידת הצורך.

עדכון וכיוונון לוחות הזמנים 

העבודה על לוח הזמנים לא נגמרת ברגע שהוא אושר והפרויקט התחיל, לאורך כל הדרך יש לעדכן אותו לפי השינויים ולראות מה ההשפעה של זה על שאר הפרויקט תוך התחשבות שונה בכל שלב לפי ההשפעה שלו על הפרויקט. ישנם שלבים שעיכובם יגרור עיכובים משמעותיים בפרויקט לעומת אחרים שיש יותר משחק ושינוי, וההשפעה שלהם על משך הפרויקט לא קריטית באותה מידה.
בנוסף על ההשפעה של השינויים על זמני הביצוע ומשך הפרויקט, לוח הזמנים העדכני הכרחי לצורך הגשת החשבונות החלקיים ותשלומי הביניים, ולכן יש צורך לדאוג שהם יהיו עדכניים בכל רגע בכדי לא להגיע למצב של עיכובים בתשלומי ועבודה ממושכת על התיקון שלו.

שימוש בכלי עזר לבניית לוח הזמנים

ישנן תוכנות רבות בשוק לבניית לוחות זמנים שעוזרות לקחת בחשבון גורמים שונים בתהליך ומקלות על הדיוק ועל ההתחשבות ותחזית לגבי התקדמות השלבים השונים ומשך זמן הפרויקט בכלל.
התוכנות המוכרות ביותר הן MS Project ו־Primavera, אם כי יש נוספות היכולות להקל על תהליך הבנייה של לוח הזמנים והמעקב עליו לאורך הפרויקט.

התחשבות בגורמים חיצוניים

בזמן בניית לוח הזמנים, יש להתחשב בגורמים החיצוניים המשפיעים על הפרויקט, ולקחת אותם בחשבון בכדי לאפשר מספיק גמישות במידת הצורך, בצורה כזאת שלא תגרום לעיכובים במסירת הפרויקט. מחגים שיוצרים חופשים וימים בהם אין עבודה, ביטולים ועיכובים שונים של בעלי מקצוע, ועוד כל דבר אחר כמו גורם ביטחוני וכו'.

שימוש בשפה ברורה

בהכנת לוח הזמנים והגאנט, יש לוודא שהשפה בה מנוסחים הדברים היא ברורה בצורה כזאת שלא תשאיר מקום לשאלות וכולם יוכלו להבין אותה, בין אם זה הקבלן, הלקוח, הבנק או כל אדם אחר שתהיה לו נגיעה בנושא

התאמת הלוח למשאבי הפרויקט

בניית לוח זמנים מדוייק דורשת התאמה עם משאבי הפרויקט, והתחשבות ריאליסטית הגורמים החיצוניים שיכולים ליצור עיכובים בהמשך. לכן יש לוודא שלוח הזמנים מתאים לכל המשאבים שמשפיעים עליו החל מכסף, זמן ומשאבי אנוש.
במיוחד במדינה שלנו, ישנם גורמים חיצוניים רבים שעלולים להשפיע על משך זמן הפרויקט, ולא נובעים מתוך צורכי העבודה עצמה. למשל חגים, חופשים או אפילו גורמים ביטחוניים היוצרים מחסורים בפועלים ועובדים. בתכנון לוח זמנים ריאליסטי המאפשר מקום למשחק בדיוק מאותן סיבות, בחינה של אותם גורמים תאפשר לוח זמנים גמיש שמוסר את הפרויקט בזמן בכל פעם.

שימוש בתבניות לוח זמנים קיימות

כדי לחסוך זמן ולהבטיח את הדיוק של לוח הזמנים, אפשר לשקול להשתמש בתבניות לוח זמנים קיימות. ישנן תבניות עבור סוגי פרויקטים שונים, והשימוש בהן יכולה לסייע בבניית לוח זמנים מדוייק וריאליסטי יותר בזמן קצר יותר.